この頃、仕事をしていてよく感じることがあります。それは、電話。
今の職場は電話での連絡が多いのですが、電話の基本を押えてかけてくる人のなんと少ないことか !
まず、自分は何者で、誰に用があるのか、その用件は何なのかがきちんと伝えられない人が多いのに驚きます。皆、いい年した社会人 のはずです。
自分が何者であるか、社名や部署名を名乗る時、何を言っているのか聞き取れない。本人は毎日何度も名乗っているので慣れていて、当然ながら社名や部署名はよく分かっているものの、電話で聞く方は初めての場合がほとんど。そことの取引担当でもなければ、よく分かりません。聞き手に認識できるように話していないので、何を言っているのか聞き取れないのです。文字を見ているわけではないので、注意が必要なのに、まったくお構いなし。
今の会社の場合、注文を受けるにしても、一般の方、お店の方、グループの販売店と3パターンです。突然話し出す人がいます。いったい何者であるのか分からないまま話を聞くことになります。最初に、自分がどの区分であるか言ってくれると話が早いです。一般の方の場合は、大抵「ちょっとお尋ねします」と始まるので、「一般のお客様ですか ? 」と問うことで、かなりスムーズです。お店の方、店名が長いったらありません。まあ、仕方ないとしても、注文時に必要なコードをどんどん言われても、お店とグループの販売店ではコードが違うので、この段階で、お店だったのか、と分かったりします。グループの販売店さん。もう、ここはまちまちで、すごくスムーズなところから、満足な口すら聞けない親父まで色々。でも、まぁ、注文の方たちは、注文ですから、「毎度ありがとうございます」と言うことで、ある程度仕方ありません。
問題は、お取引先、です。異様に社名や部署名が長いのにダダ～ッと一気に名乗るので、いったいどこの誰やら。ご指名の本人がいればよいのですが、いない場合、メモを残す必要がある際、なんとも面倒くさい。
もっとも、部署ごとに電話が分かれていない、この会社が悪いといえば悪いのです。全体が1本の番号なので、取引先も、一般もごちゃ混ぜの上、フリーダイヤルも入ってきます。しかも、珍しい会社で、皆電話に出ない。他の会社はすぐに出るのが普通だと思いますが、この会社は我慢比べのように、誰も電話に出ません。電話が鳴っているのがうっとうしいな、と思った人が出ている感じです。忙しいながらも、電話に出る余裕がある人が出るか、うるさいから出るか。出ない人はひたすら出ません。ヘンな会社です。今時こんなに電話だけ、というのも昭和的といいますか、効率が悪いものの、改める気はまったく無いようです。
電話は相手が見えないので、意外にも相手の気分や感情がよく伝わってきます。相手にきちんと伝えるべきことが伝わっているか、ちょっとした工夫で伝わり方は変わってきます。社会人として、そのあたりのことは認識しているはずなのですが、あまりにも日常的過ぎて忘れている人が多いですね。「人の振り見て我が振り直せ」といいますから、自分でも気を引き締めなければと、気をつけています。だから、余計にだらしない電話は気になってしまいます。「色々な人がいるからね」と、受け流す人がいますが、私はその色々な人にはなりたくないですね。相手にも自分にも気持ちの良い電話を心がけたいと思います。
